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《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》Day 4: 高產出的本事 – 會議規劃與記錄

by 牧羊妮
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《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》Day 4: 高產出的本事 - 會議規劃與記錄

高效輸出高品質的會議內容,是做好顧問工作的關鍵之一。

身為數位成長顧問,我在一週5天的工作天內,平均要跟7個電商客戶開會。一場1.5小時的會議時間,可不是閒聊產業趨勢就好,還要包含紮實的網站經營分析,問題檢測,並提供可行的優化建議策略。儘管會議量很大,但我對會議品質的要求卻不會讓步。因為,我不喜歡別人浪費我的時間,所以我也絕對不會浪費別人的時間!

如何持續大量產出,且維持高品質內容的祕訣,靠的就是劉奕酉的這本書: 《高產出的本事》。雖然,這本書的標題跟會議簡報一點關係都沒有,但在我學習眾多會議準備與簡報的知識中,它是讓我最愛不釋手,逢人就推薦的一本書。只要你認真閱讀與實際應用,便會在其中挖到閃亮亮的工作鑽石!

在今天的會議規劃與紀錄中,你會學到 (能快速點選連結): 

 

 

一、高產出的本事,學會「講重點」的訣竅

在工作上,總會遇到一些話很多的同事,但常常認真聽完他們講的內容後,卻總是記不得重點是什麼,這可能是因為他不知如何「講重點」。

高產出的本事》這本書,教我們如何利用8個表達框架,消化並彙整你的資訊,讓自己成為一個講話「有條有理」、總是「講重點」的人。可別小看這8個框架,基本上涵蓋了你所有工作與生活層面的應用!

以下引用閱讀前哨站繪製的8個表達框架統整圖: 

Notion入門 - 高產出的本事

我想簡單說明其中4個,我最常應用在規劃會議的框架:

 

1. 重點框架:

3是一個魔術數字,若重點少於3個,內容會讓人覺得有點空洞,但若重點多於3個,聽者可能又會記不住。所以,在每次的會議中,儘管我有很多東西想跟客戶分享,但都還是會盡量濃縮成3個重點,才會讓聽眾覺得收穫滿滿又不會太冗長!

 

2. 主題框架:

「人們不會買你做什麼,他們買你為什麼這麼做」

黃金圈理論

若一個會議中,大家不清楚「為什麼這麼做」時,總是很容易偏離主題,或圍繞在一些不重要的小事情上。唯有清楚知道為什麼,才能分辨這件事是 必須做(Must have),還是 行有餘力可做 (Good to have),也才容易取捨及決定要做什麼事。

 

3. 問題框架:

工作就是不斷地解決問題。問題框架提供了一個很完整的架構,從情境分析、問題說明,到提出對策。跟著這樣的步驟來闡述問題,不僅能讓聽眾更瞭解問題的來由,也更容易理解或支持你提出的解決方案。

 

4. 課題框架:

「為善不欲人知,但工作就是要欲人知啊!」 根據實際做的事情,適時地刷一下存在感,才有能見度! 課題框架是一個很有邏輯地刷存在感的方式。從背景交代、到實際行動與成果,並與當初計畫的預期做比較和回饋,你可以根據不同的會議節奏,來安排每個階段的比重。

總的來說,在剛接觸新客戶時,我會用主題框架來討論未來合作的重心;在提出問題與解決方案時,我習慣用重點框架問題框架的方式,讓行動更具焦。最後,在檢視合作成果時,課題框架則是一個很好的溝通架構。

了解了「講重點」的精髓,以及簡單的實際應用後,接下來便是將這些精華融入在你的會議規劃與筆記中!

 

 

二、如何用Notion來管理會議規劃與紀錄?

我喜歡利用Notion的清單(List) 視覺化資料庫功能來管理會議規劃和紀錄,主要有3個原因:

  1. 一目了然列出所有開會紀錄與預訂排程,並按照時間排序
  2. 方便搜尋
  3. 可直接在清單上點選會議簡報連結,快速開啟簡報,無須再進到頁面中

Notion入門 - 會議清單

<製作方式>

  1. 創立一空白頁面

  2. 頁面上打”/”

  3. 選擇 List – Full page

  4. 成功創建清單

  5. 清單內容(Property)編輯,包含: 會議日期、開會顧客、會議型態、會議狀態、會議簡報連結、會議簡報範本連結。
    Notion入門 - 會議規劃內容

  6. 為了方便日後搜尋,我習慣使用同樣格式的標題: 日期 || 顧客名 + 會議型態。

  7. 設定好頁面的內容(Property)後,再回到清單首頁,選擇你想顯示在頁面上的資訊

    1. 點選右上角三個點 ( ... ),叫出表格編輯工具 (下圖步驟1)
    2. 點選Properties (下圖步驟2)
    3. 開啟你想要顯示的內容,按鈕呈藍色,而將你不想顯示的內容關閉,按鈕則呈灰色 (下圖步驟3)
      Notion入門 - 會議清單編輯

接下來,便要進到我們今天的重點應用: 會議規劃與紀錄。

 

 

三、善用Notion 模板打造鑽石結構,輕鬆應付不同種類的會議

當一件事情做多次之後,相信有慧根的你,就會發現其中有許多重複的步驟。開會也是如此,儘管開會對象不同,但同類型的會議總是有一定的模式。為了達到高效高品質的產出,我會根據每種不同的會議類型,事先設計好不同的會議樣板

我是一個很怕麻煩的人,不喜歡浪費時間做不重要的小事情。但有小事情卻不能不做,因此,善用模板就是我用來更快解決問題的秘訣!

《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 1: 待辦事項清單,我們學到如何在「頁面」中製作模板。 而今天,要跟大家分享如何在「資料庫」中製作模板:

  1. 點選剛製作好的清單,右上方藍色按鈕的箭頭 (參考下圖步驟1)

  2. 點選最下方 + New template (參考下圖步驟2)

    Notion入門 - 資料庫模板

  3. 進到模板編輯頁後,頁面最上方會顯示: You are editing a template in
    Notion入門 - 資料庫模板編輯

  4. 根據你的需求,編輯模板內容。

在《高產出的本事》這本書中,介紹了一個很棒的會議流程規劃方式: 鑽石結構。如果你夠融會貫通的話,還可將它應用在所有「溝通」的項目上,像是寫作演講

鑽石結構包含: 開場、內容、與結尾

1. 開場:

先閒聊暖暖身,在對方分心之前,就切入重點。
不要小看閒聊這件事,內容可都是需要事先設計過的!

2. 內容:

合乎邏輯、簡明扼要。
利用稍早介紹的 「8個表達框架」來規劃與組織你的會議資訊,讓聽眾好吸收。
在我的會議模板裡,我會直接把8個表達框架設計進去,幫助我思考,並選用該場會議最適合的框架。

3. 結尾:

歸納總結、展望未來。最好讓對方好記憶,以好採取行動。

基本上,我所有的會議模板都是依照鑽石結構設計出來的,不僅方便我快速規劃會議,也能有效整理會議筆記。

 

對了,你知道,鑽石的成分是「碳」嗎?

跟我們寫字的鉛筆筆芯,還有烤肉用來生火的碳,是同一種材質。但鑽石之所以為鑽石,就是因為它要經歷過長期的高溫及高壓才能形成

一開始在練習會議規劃或設計模板時,可能會覺得做出來成品,都只是生火的碳,價值性不高。但是經過你不斷的練習與改進,有一天,它便會成為你深度內化,別人也偷不走的閃亮鑽石!

 

今天是《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》的完結篇。

在這一系列文章中:

  1. 第一天,我們學會基本Notion編輯技巧,製作簡單好入手的待辦清單
  2. 第二天,我們應用Notion資料庫功能,升級待辦清單的效能
  3. 第三天,透過串聯功能,將目標、專案與待辦清單連結,打造生產力系統
  4. 最後,我們談到講重點的8個技巧,以及運用模板功能,讓你在工作上練就高產出的本事

 

希望你們在這4天的 Notion入門練功坊有些收穫。

如果有什麼想法或問題,都歡迎留言在下面跟我說~

現在,不要再猶豫了!

打開電腦,動動你的手指頭,一起加入好玩又高效的Notion世界吧! 淬鍊出屬於自己的鑽石吧!

想學好Notion,你絕對不能錯過!

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4 comments

Kai 15 6 月, 2021 - 2:36 下午

Hi 牧羊妮,
我已經將你的工作效率文章反覆閱讀了好幾遍,真的謝謝你的分享!
閱讀過程中,有個問題想請教,平常在會議前的準備,是否也會納入每日行動裡面呢?這邊的 link database 的方式,你有什麼建議方法嗎?
我目前是將:
每日行動連結到 (會議記錄、專案計畫)
會議記錄連結到 (每日行動、專案計畫)

Reply
牧羊妮 17 6 月, 2021 - 8:29 下午

Hi Kai,

謝謝你這麼認真的研究,好感動~
* 我會在每日行動寫下”所有”要做的事情,因此也會把會議前的準備寫進去。
* 資料庫間的連結,我會把手上的每個客戶都設定成一個專案,並連結每日行動中的相關活動,以便後續檢視對該顧客的總服務內容與時數。
另外,若你想要快速點選到會議紀錄的內容,將每日行動連結會議紀錄,也是一個不錯的方式!

Reply
Adam 12 7 月, 2021 - 2:12 下午

hello 牧羊妮, 想請教您一個問題,拜讀了你的blog一陣子找不到解答,想請問一下,該如何做出類似Engineering wiki 中getting started,點選上方的標籤(the basics create a page ….)就可以連結到下方文章

Reply
牧羊妮 12 7 月, 2021 - 5:46 下午

Hi Adam,

那是目錄的功能。
只要打”/toc”,就可以製作整頁的目錄囉!
它會顯示你頁面內容中,標示為大標、中標和小標的文字。

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