fbpx

《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》Day 3: 專案管理

by 牧羊妮
5.4K views
《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》Day 3: 專案管理

今天是《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》的第三天,我想跟大家聊聊專案管理。

你會學到 (可快速點選連結):

 

 

一、人生是一連串的專案管理

從工作到生活,都是由一個個專案所組成。
我很喜歡《搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》這本書對專案的定義: 1年內,需要採取不僅一項行動才能達成預計成果的任務。因此,一般人所認為的小事,也會和大事並列於專案清單上。

舉例來說:

  • 在B2C的產業: 專案可以是協助營收成長的系統功能開發或是行銷檔期活動
  • 在B2B的產業: 每一個客戶,都可以是一個獨立的專案
  • 以個人生活來說: 培養新興趣投資理財和或籌畫一場溫馨的小旅行都是專案

專案管理是門專業,今天不談如何做好專案管理,而是想跟大家分享專案管理的「基本原則」。

為什麼基本原則重要?

就像橋水基金創辦人達利奧所說的: 「關鍵不是我知道的有多少,而是我知道應如何處理自己不知道的事」。了解最基本的原則,便能有助於我們處理自己不知道的事!

專案管理的基本原則: 專案扮演了一個承上啟下的重要角色,上承你的工作或生活目標,下啟你的每日行動。從《搞定》對專案的定義也可以看出來,行動預期成果(目標) 這2個因素是關鍵!

Notion入門 - 目標專案行動

目標、專案與每日行動環環相扣,沒有目標,你不知為何而做;沒有行動,空有專案規畫也沒用。而要如何打造一個系統,將目標、專案、與每日行動串聯起來,便是今天分享的重點!

 

 

二、只有NOTION能打造環環相扣的專案系統 – Relation功能介紹

在還沒接觸Notion之前,我每進行一個專案,就要同步用到許多工具: 用Google 試算表繪製專案甘特圖,用Trello或Jira管理開發進度、用Gainsight管理客戶…等。跨系統的運作總是讓我很苦惱,不僅沒辦法一目了然地追蹤與安排所有進度,很多內容都需要重複輸入,超浪費時間。直到遇到了Notion,就像從度數不夠的鏡片,換成一副度數足又輕量好看的眼鏡,整個打開了新視野,也節省了我許多時間!

 

Notion 有2個很棒的系統規劃功能,一個是在昨天 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 介紹的Create linked database: 將一資料庫的內容,引用到其他頁面。另一個就是今天要介紹的 Relation功能: 建立不同資料庫間的串聯,打造環環相扣的系統

舉例來說,去年我爬了20座百岳,今年還想再去探索15座! 因此,最近在規劃爬「南霸天-北大武山」的行程。爬山有一定的風險,事前要做的功課很多,包含山屋抽籤、入山申請、天氣與地圖查詢、與行程安排…等。透過串聯(Relation)的功能,我便能輕鬆將爬北大武山這個專案中,所有瑣碎的待辦事項整合起來,並與年度目標做連結,打造一個完整個系統。

 

 

三、手把手教學,用Notion來管理你的專案

只有資料庫與資料庫間能用串聯(Relation)功能。
因此,為了要將專案與每日待辦清單連結,我會將專案每日待辦清單皆設計成資料庫的形式 。

 要如何製作高效率的待辦清單資料庫,請參考文章: 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2: 高效待辦事項系統

 

1. 建立專案管理資料庫:

  1. 在頁面中打”/ “
  2. 選擇: Table – Full page
  3. 將所有專案 (ex. 想爬或爬過的山)建立在表單中
  4. 在專案資料庫的表單中,我會設定:專案名稱與範圍定義日期預估費用狀態串聯每日待辦清單與年度目標
    1. 每個專案都應界定好3個重要的元素: 範圍、時間 、金錢,也就是俗稱的專案鐵三角
      1. 若是較小的專案,我會在專案名稱上寫清楚範圍。ex. 爬北大武山
      2. 設定執行或檢核日期,幫助自己檢視是否在進度上。 ex. 爬山前4天要做好所有登山計畫,基本上只剩下打包行李
      3. 費用: 預估與統計每個專案的花費。 ex. 統計爬北大武的交通、住宿及登山費用,再思考是否有預算能增加去屏東吃美食的行程
    2. 專案狀態:
      1. 所有專案皆會匯集於此資料庫中,不管是真的想做的,或是突然靈光一閃想到的。
      2. 透過4種專案狀態來管理與排序,包含: 進行中暫停未來要做完成

Notion入門 - 專案管理

 

2. 將專案與目標和每日待辦清單串聯(Relation)

  1. 新增表格欄位(Property)

  2. 選擇「Relation」,並串聯你的每日待辦清單資料庫 ,例如,於《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 做好的”極簡控! 待辦清單 (Database / 資料庫)”
    Notion入門 - 創建Relation

  3. 串聯完成後,在專案資料庫的欄位(Property)中,會自動出現與待辦清單串聯的新欄位 (參考下圖一);而在待辦清單資料庫中,也可以看到一自動出現,與專案串聯的新欄位 (參考下圖二)。

    <圖一、在專案的資料庫欄位(Property)中,會自動出現與待辦清單串聯的欄位>
    Notion入門 - 專案管理串聯每日行動

    <圖二、在待辦清單資料庫的欄位中,會自動出現與專案串聯的欄位>
    Notion入門 - 專案管理串聯每日行動2

     

  4. 若你的年度目標也是用資料庫來整理的,便可依據上述步驟,將年度目標資料庫專案資料庫串連。

 

3. 將待辦清單連結到對應的專案(Create linked database + Relation)

    1. 根據《搞定》對專案的定義,每個專案最少要有一個行動
    2. 因待辦事項的內容遠多於專案,因此我傾向從待辦清單的資料庫中,來連結專案內容。
    3. <製作步驟>
      1. 將待辦清單資料庫關連(create linked database)到該專案 (ex. 爬北大武山專案) 的頁面中

      2. 設定並篩選機制: 專案 = 北大武山
        * 若沒有設定篩選機制,則會出現你所有的待辦事項。

        Notion入門 - 專案關聯每日行動

      3. 建立與該專案相關的任務行動: 
        因我們是在篩選結果下新增待辦清單,所以每個任務皆會自動串聯到你剛剛設定篩選的專案 ex. 爬北大武山 這個專案。

    4. 回到待辦清單的首頁 (ex. 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 做好的”極簡控! 待辦清單” 首頁 ),爬北大武山的專案行動便會依你設定好的待辦日期呈現。

 

我們每天都要做許多大大小小的決策。若沒有系統,我們將被迫對生活中所有事物個別做出反應,就好像第一次體驗到每件事一樣。但相反地,如果把這些狀況分類、並且有好的處理系統,就可以幫助我們更快地做出更好的決策,因而獲得更好的生活。

目標、專案與每日行動,組成了我們生活中很大的一部分,三者環環相扣。要怎麼樣打造一個系統化的架構,讓你一次看清楚3者的關係與運作,就是打造生產力系統的關鍵!

 

第三天的 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》就到這裡結束,我們明天見 🙂

想學好Notion,你絕對不能錯過!

You may also like

4 comments

Gimmy 5 3 月, 2021 - 9:33 上午

很喜歡妳寫的這一篇,尤其是這一句:「目標、專案與每日行動,組成了我們生活中很大的一部分,三者環環相扣。」
通常設定一個目標是「從上至下」,設定一個大目標,再拆解成一個個的小目標,最後在生活中的每一天落實。
但我們忽略的是,執行應該還需要「由下至上」再反饋回去,檢視這個目標是否能夠達成、合理,來反饋現實與理想的的差異。

看到妳畫的那一張圖,簡單易懂,突破了我自己的一些盲點誤區,感謝分享。

Reply
牧羊妮 5 3 月, 2021 - 6:54 下午

謝謝Gimmy的喜歡跟分享 🙂
週末愉快!

Reply
Charles 1 5 月, 2021 - 9:04 上午

完全被圈粉了 感謝分享?

Reply
牧羊妮 3 5 月, 2021 - 7:22 下午

哈哈哈~ 謝謝你的喜歡 🙂
封你為公開紛絲1號!

Reply

Leave a Comment

市面上含金量最高的ChatGPT課程! 好評熱銷!

ChatGPT 新時代工作力

結合牧羊妮擔任一線品牌AI顧問及共同創辦迪卡儂電商的經驗
打造超縝密&系統化的ChatGPT使用法

能幫助你應用於工作的各層面:
⫸ 無需任何技術背景,輕鬆掌握GPT的使用技巧
⫸ 獨創GPT溝通術,工作品質&效率提升10倍!
⫸ 全方位運用:職場攻略、行銷企劃、論文撰寫...…
⫸學會系統化模組寫法,讓你輕鬆上手,任何生成式AI都適用
⫸掌握ChatGPT-4最新進階功能,讓你始終走在時代前端
⫸擺脫AI焦慮,專注於高品質的工作成果