｢一生都受用的高效技巧」，是番茄工作法最好的代名詞。
現代有許多教人如何改善效率、工作習慣與快速學習的書，但有些不過就是把常識包裝地冠冕堂皇，有些甚至是胡說八道。番茄工作法是個歷經三十年，在這個選擇性爆炸與講求速度的世界，仍極度實用的時間管理工具! 番茄鐘教會我們如何善用有限的專注力，提升自我實現的目標。
1. 為什麼番茄鐘工作法這麼紅? 你學到他的精髓了嗎?
簡單，可以隨時隨地運用，是番茄鐘工作法能持續長紅的原因。就像貝多芬寫了這麼多首音樂，其中，快樂頌的旋律人人都能哼上幾句，這不是因為她最好聽，而是因為她夠簡單!
基本的番茄工作法為30分鐘: 25分鐘工作，5分鐘休息；每4個番茄鐘，進行15~30分鐘的長休息。
所以，只要有一個簡單的計時器，就能快速進入高效率的狀態。若想大幅提升番茄鐘的效果，就要先抓住｢管理時間之前，要先懂得管理自己」這個精髓。依循PDCA (Plan-Do-Check-Action)的步驟，從了解自己開始，持續執行與改善，才能讓番茄鐘成為你一生都受用的法則。
2. 大幅提升番茄鐘效果的關鍵4步驟
步驟1: 計畫 (Plan)
- 一大早，先列出所有待辦事項並排定優先順序
- 預估每個事項需要幾個番茄鐘
- 若一個事項需要超過 5~7個番茄鐘，則代表該事項太複雜，需要拆解成更小的項目來執行
步驟2: 執行 (Do)
- 根據步驟1安排好的內容，全力以赴地執行
- 若在進行番茄鐘的期間受到干擾，無法專注，則快速將干擾的事項依重要程度分類後記下來，便盡速把注意力轉回正在執行的番茄鐘上。 常見的干擾類型包含:
- 內在干擾: 腦袋無法專注，思想飄向其他事情。這通常是害怕(怕無法及時好好完成)的一種偽裝，而不是真的有什麼重要緊急的事情需要馬上處理。
- 外在干擾: 其他人的打擾。若遇到時，要記得”捍衛”番茄鐘，有效告知後續回覆時間、迅速協調、並重訂計畫。
- 專注25分鐘後，休息時間要確實休息。別做任何複雜的事情，否則頭腦便無法真的放鬆，這會導致下一個番茄鐘時段難以發揮最大成效
步驟3: 檢查與反思 (Check)
- 每執行完一個番茄鐘後，確實紀錄下: 使用的番茄鐘數目，與這期間的分心/干擾次數
- 一整天過後，盤點已完成的事項，了解每個事項所費的精力與需要的番茄鐘總數
- 透過記錄表，觀察自己的預估的番茄鐘數與實際執行起來的差別
- 了解自己一天最多可以執行多少個番茄鐘，以及哪些時段做哪種類型的番茄鐘 (EX. 創意、分析)，效果最好
步驟4: 行動 (Action)
- 提升預估準確度的質與量
- 提升量的預估: 減少預估番茄鐘數與實際番茄鐘數之間的誤差
- 提升質的預估: 減少不在計畫的事項，讓預估越準確，自己對整天行程的掌控度也就越高。
- 找出適合你的步調: 透過記錄與反思，找到最適合自己做事情的時段
3. 實驗了2年的番茄鐘，我從錯誤中學會的2件事
不了解自己，是我犯的第一個錯。
第一次使用番茄鐘時，我對自己的能力太樂觀，每天都安排15個或以上的番茄鐘。但實際執行後卻發現，我最多只能完成8個，竟然只有預估的一半而已! 難怪在使用番茄工作法前，我的工作常做不完，需要帶回家加班。這不是因為效率問題，而是因為不夠了解自己。 認清這個事實後，我便開始慎選待辦事項，好好專注在重要的事情上。
其次，我以為工作無法專注的最大原因是外部干擾。但透過番茄鐘的練習與紀錄，我驚覺地發現，｢我」才是無法專注的主因。｢中午要吃什麼? 昨天看到一件很棒的商品到底要不要買….. 」這些看似無聊的話題，說來慚愧，都是我一一記錄下來，讓我無法專心的原因。了解到自己的問題之後，我便透過每天早上的冥想練習，來降低思緒容易飄走的問題。現在，我的專心程度可以練到｢充耳不聞」，連同事在叫我都會沒發現呢!
我犯的第二個錯誤，是忘記簡單的力量。
在持續使用番茄工作法半年後，自覺已經非常上手，也很了解其中的精髓，因此便開始擴展它的應用範圍，像是運動訓練、子彈筆記與知識學習的架構。 但當系統建置的越複雜，也就越容易忘記自己為什麼出發。前陣子我在寫作上遇到瓶頸，該用的生產力系統都用上了，但仍久久無法突破。最後，我僅是重新拿起了倒數計時器，專注25分鐘，休息5分鐘；專注25分鐘，休息5分鐘….，重複地這樣循環，逐漸找到關卡的出口。
從了解與管理自己開始，才能管理時間。透過PDCA的4個步驟，將番茄鐘的效果發揮到最大。這看似簡單方法，卻是一生都受用的高效技巧，也是番茄工作法不簡單的力量!
