《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》Day 3: 專案管理

三、手把手教學，用Notion來管理你的專案

只有資料庫與資料庫間能用串聯(Relation)功能。
因此，為了要將專案與每日待辦清單連結，我會將專案與每日待辦清單皆設計成資料庫的形式 。

 要如何製作高效率的待辦清單資料庫，請參考文章: 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2: 高效待辦事項系統

1. 建立專案管理資料庫:

1. 在頁面中打”/ “
2. 選擇: Table – Full page
3. 將所有專案 (ex. 想爬或爬過的山)建立在表單中
4. 在專案資料庫的表單中，我會設定:專案名稱與範圍定義、日期、預估費用、狀態、串聯每日待辦清單與年度目標
   1. 每個專案都應界定好3個重要的元素: 範圍、時間 、金錢，也就是俗稱的專案鐵三角。
      1. 若是較小的專案，我會在專案名稱上寫清楚範圍。ex. 爬北大武山
      2. 設定執行或檢核日期，幫助自己檢視是否在進度上。 ex. 爬山前4天要做好所有登山計畫，基本上只剩下打包行李
      3. 費用: 預估與統計每個專案的花費。 ex. 統計爬北大武的交通、住宿及登山費用，再思考是否有預算能增加去屏東吃美食的行程
   2. 專案狀態:
      1. 所有專案皆會匯集於此資料庫中，不管是真的想做的，或是突然靈光一閃想到的。
      2. 透過4種專案狀態來管理與排序，包含: 進行中、暫停、未來要做、完成
         

2. 將專案與目標和每日待辦清單串聯(Relation)

1. 新增表格欄位(Property)

2. 選擇「Relation」，並串聯你的每日待辦清單資料庫 ，例如，於《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 做好的”極簡控! 待辦清單 (Database / 資料庫)”
   
   
   

3. 串聯完成後，在專案資料庫的欄位(Property)中，會自動出現與待辦清單串聯的新欄位 (參考下圖一)；而在待辦清單資料庫中，也可以看到一自動出現，與專案串聯的新欄位 (參考下圖二)。

   <圖一、在專案的資料庫欄位(Property)中，會自動出現與待辦清單串聯的欄位>
   

   <圖二、在待辦清單資料庫的欄位中，會自動出現與專案串聯的欄位>
   

    

4. 若你的年度目標也是用資料庫來整理的，便可依據上述步驟，將年度目標資料庫與專案資料庫串連。

3. 將待辦清單連結到對應的專案(Create linked database + Relation)

1. 1. 根據《搞定》對專案的定義，每個專案最少要有一個行動。
   2. 因待辦事項的內容遠多於專案，因此我傾向從待辦清單的資料庫中，來連結專案內容。
   3. <製作步驟>

      1. 將待辦清單資料庫關連(create linked database)到該專案 (ex. 爬北大武山專案) 的頁面中

      2. 設定並篩選機制: 專案 = 北大武山
         * 若沒有設定篩選機制，則會出現你所有的待辦事項。

         

      3. 建立與該專案相關的任務行動: 
         因我們是在篩選結果下新增待辦清單，所以每個任務皆會自動串聯到你剛剛設定篩選的專案 ex. 爬北大武山 這個專案。

   4. 回到待辦清單的首頁 (ex. 《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2 做好的”極簡控! 待辦清單” 首頁 )，爬北大武山的專案行動便會依你設定好的待辦日期呈現。