《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》Day 2: 高效待辦事項系統

三、我是極簡控! 用 Notion 設計高效待辦事項系統

所謂的「極簡控」，就是只保留有必要的東西，刪除不需要的內容。設計簡單不華麗，反而充滿重量，讓人專注在重要的事情上。

讓我們一起跟著以下三步驟，將「完美清單的10步驟」內化成自己專屬的時間管理風格吧!

<圖一> 待辦清單資料庫

<圖二> 待辦清單 首頁

步驟一、建立待辦清單資料庫

我會把”所有”的待辦事項，包含專案中的小任務，都集中建立成一個表格資料庫(Table – Full page database)。

1. 在Notion建立一個新頁面

2. 於頁面上打”/”，叫出Notion功能編輯表

3. 選擇 Table – Full page
   

4. 新增Notion表格欄位
   1. 點選表格最右邊的 + ，新增欄位(Property) (可參考下圖步驟1)
   2. 點選 PROPERTY TYPE下方內容，根據你的需求，選擇該欄位的格式 (可參考下圖步驟2，Text處)
   3. 欄位格式共有11種: 文字、數字、單選、多選、日期、參與人員、附件、打勾方框、網址、電子郵件、電話

      

步驟二、編輯清單資料庫內容

在這個步驟中，會將以下4項「完美清單的10步驟」的內容融合在設計中，包含:

◎ 把當前任務的數量限制在七項
◎ 根據預期成果定義任務，不只是「做什麼」還要「為什麼」
◎ 為每項任務設定可實現的截止日期與理由
◎ 估計完成每項任務所需的時間

1. 利用優先順序，控制任務的數量 (上圖步驟1)

   僅設定4種優先順序標籤，包含: 青蛙、每日精華、第二重要任務、第三重要任務，掌控待辦事項數目。

   1. Frog (青蛙): 在《時間管理：先吃掉那隻青蛙》這本書提到，生活中總有些事看起來就像是隻醜青蛙，讓人提不起勁，甚至只想趕快逃跑。像是:

      1. 對你來說，最大、最重要的工作
      2. 當前最能為你的人生與成就帶來正面影響的工作
      3. 不行動，你最有可能會拖延不做的事情
         
         

      如果要減少拖延，先吃青蛙絕對是最重要的步驟! 雖然吃得有點痛苦，但實際實驗下來，發現若我沒先吃青蛙，那件事有80%今天不會被完成，絕對會被拖延到別天!
      
      

   2. The One (本日精華): 在《成功，從聚焦一件事開始》的書中提到， 做得更少，但成效卻更好的秘訣，就是聚焦在能帶動後續改變的 1 件事！因此，一整天不是做越多事越好，也許大部分都只是大便等級，而是選出一件最重要的事來做，專注在真正閃閃發亮的黃金才對!
      
      

   3. Frog + The One: 有時候，當天的青蛙與本日精華會是同一件事
      
      

2. 利用重要與緊急矩陣的概念，控制任務的數量 (上圖步驟2)
   如果一件事情，既不重要或不緊急，在待辦事項上連一個勾都沒有，那便沒有做的必要。因此，我會透過這個打勾的步驟，有意識地刪除與選擇，集中火力在值得的事情上。
   
   

3. 將「做什麼」與「為什麼」串聯 (上圖步驟3)
   在2021的新年計畫中，我分成5個面向來規劃，包含: 健康、熱情、自我成長、關係、與貢獻。因此，在每個列下的待辦事項旁，我都會檢視這個任務是為了符合我5個面向的哪一部分，思考做這件事的理由，以及是否能幫助我推進新年計畫的進度。
   
   

4. 為每項任務設定可實現的截止日期(上圖步驟4)

    

5. 利用番茄工作法，估計完成每項任務所需的時間(上圖步驟5)

   1. 我喜歡用番茄鐘工作法的概念，來預估完成每項任務所需的番茄數，並檢視自己的預估以及實際執行的結果差異，以幫助自己在未來能更精準的安排時間。
      👉  若你不知道番茄工作法是什麼，可以參考以下文章: 簡單，卻不簡單的番茄工作法，時間管理大師的必讀經典!

   2. 我也喜歡直接將番茄鐘的倒數計時器，插入到Notion頁面中，方便直接計時

      <插入步驟>

      1. 在頁面輸入”/”

      2. 叫出embed功能

      3. 輸入: https://pomofocus.io/即可插入倒數計時器於頁面中

步驟三、打造專屬風格的時間管理首頁

建立好待辦清單的資料庫後，接下來便是利用這些資料，來打造「對自己來說」，最高效的時間管理首頁。

1. 建立時間管理首頁，並連結待辦事項資料庫

   1. 另開一Notion的新頁面

   2. 頁面上打”/”，叫出Notion功能編輯表

   3. 選擇Create linked database (或可以在頁面上打上 “/crea”，這樣搜尋起來比較快)
      

   4. 搜尋並選擇連結「極簡控! 待辦清單(Datbase/資料庫)」，此為步驟二建立好的待辦清單資料庫
      

   5. 將該資料庫的內容，成功連結到我們新創立的時間管理首頁內。
      只要是用連結的資料庫，都可以在標題前看到↗的符號。
      
      

2. 區隔「當前任務」與「未來任務」

   區隔任務的目的，是要讓我們專注在「現在」重要的事情上。因此，我習慣將待辦事項分成: 今天(Today)、明天(Tomorrow)、以及未來(Upcoming Week)這3大區塊呈現。
   

   1. 今天待辦事項: 只會顯示今天的清單內容，是我每日最常使用到的部分

      1. 篩選資料庫內容，僅呈現”今日”待辦事項

         1. 點選右上角三個點 ( ... )，叫出表格編輯工具 (下圖步驟1)，並選擇Filter (篩選)功能 (下圖步驟2)
            

         2. 設定篩選條件: 「行動日」為「Today (今日)」。這樣的設定方式，能自動依據今天的日期來顯示內容，無須每天去手動調整。
            

      2. 可利用Toggle功能，將待辦事項收合，有需要時再點開查看

         1. 快捷鍵: > + 空白鍵，建立Toggle收合功能

         2. 將上一步驟設定好的今日待辦事項，拉到Toggle收合功能內
            

         3. 將Toggle命名為: Today，點開後則可看到今日的待辦事項內容
            

   2. 明天待辦事項: 只會看到明天的事項。通常是我在一整天結尾時，方便安排明天的行程

      1. 重複步驟三-1，再次將「極簡控! 待辦清單(Datbase/資料庫)」關連到這個頁面上

      2. 設定篩選條件: 「行動日」為「Tomorrow (明日)」
      3. 建立Toggle收合功能，並命名為 Tomorrow。將上一步設定好的明日待辦清單，拉到Toggle收合功能內，有需要時再點開查看
         
         

   3. 未來待辦事項: 我喜歡用日曆的視覺方式呈現所有的事項。是我在每週開始前，用來做整週安排的好地方

      1. 重複步驟三-1，第三次將「極簡控! 待辦清單(Datbase/資料庫)」關連到這個頁面上

      2. 利用「日曆」的方式，顯示待辦事項

         1. 點選標題右方的+ Add a view (下圖步驟1)，選擇Calendar (下圖步驟2)，並點選最下方的藍色按鈕Create
            
         2. 讓待辦清單以日曆的方式呈現