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不可不知的Notion IF公式,幫你的生活更輕鬆!

by 牧羊妮
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俗話說: 一分耕耘,一分收穫。這是基本概念。

但你知道嗎? 功勞是2分耕耘,8分收穫,而苦勞是8分耕耘,2分收穫。

你想要的是哪種耕耘與收穫呢?

 

在數位時代,有許多工具能幫助我們大幅提升生產力。

但如果你做的事情,大部分都是重複性的Key-in,那算是苦勞吧。

 

如果,你能善用科技帶來的自動化,減少每天的決策數量,專注在真正重要的事情上,這就是功勞了!

Notion的IF公式,是一個很好上手的自動化小幫手。只要初期的簡單設定,便能幫你在未來省下許多精力與做小決策的時間。

人的專注力有限,你要做的決策越多,就越難做出好決策!

 

在今天的文章中,你會學到: (可快速點選連結)

 

 

一、Notion IF公式介紹

IF (若..的情境為真則顯示不符合則顯示)

IF 公式要解決的,是「若….則…」的情境

主要由3個成分所組成:

  1. 若….的情境
  2. 若該情境為真,則顯示….
  3. 若不符合該情境,則顯示….

舉例來說:

IF ( “考試分數” ≥ 60,及格,當掉)

這個公式的意思就是,若考試分數 ≥ 60,則為及格,不符合這個條件的,則為當掉

了解IF公式的基本概念後,接下來我們便要直接應用到日常生活中。Let’s GO!

 

 

二、Notion IF公式 簡單生活練習 – 飲食菜單 (1個選項 與 IF公式)

健康飲食風潮盛行,「減醣、高蛋白、168飲食法」很常是朋友間的聊天話題。再加上夏天的腳步近了,想在沙灘上一展你的好身材,那現在就差不多要開始進行飲食控制了!

 

去年,我上了Peeta的全方位健身課程,除了健身訓練外,還搭配營養師開的菜單,由內到外訓練你的體態。

 

我是一個懶惰的人,為了讓備餐更快速,便將營養師開的菜單寫成公式,自動化提醒我每天的飲食,無須花太多精力去思考。而這些公式,只要用「IF」就可以完成了!

 

先簡單說明一下營養師的菜單原則:

  1. 飲食分成「高碳日」與「低碳日」。有運動那天,是高碳日;沒運動那天,則是低碳日
  2. 飲食的內容主要由4大成份所組成: 肉類、蔬菜、澱粉、油脂。 高碳日與低碳日的差別,就是在這4大成份的比重有所不同。

(每個人的身體狀況不一樣,建議在嘗試任何新飲食法前,還是要找專業人員諮詢)

接下來,就進到設計公式的部分!

 

(一)、用法:

為了做到自動化無腦備餐,我在Notion的欄位中設計一個選項: 選擇今天是吃高碳日或是低碳日。 一但選擇好後,則會自動顯示4種主要成分的飲食內容

Notion教學 - IF 公式 飲食菜單

 

<圖: 用「看板」呈現,並搭配照片紀錄>

Notion教學 - IF 公式 看板

 

(二)、飲食菜單與公式

  1. 情境1: 若為高碳日,則吃10g油;若為低碳日,則吃15g油

    公式:

    if(prop("高低碳") == "高碳日", "10g", "15g")

    👉 說明: 若prop(“高低碳”) == “高碳日”,則顯示10g,若不是高碳日(即為低碳日),則顯示15g

  2. 情境2: 若為高碳日,則每餐吃200g的蔬菜,若為低碳日,則每餐吃250g的蔬菜

    公式:

    if(prop("高低碳") == "高碳日", "200g", "250g")
  3. 情境3: 若為高碳日,則可吃以下類別的澱粉;若為低碳日,則不可吃澱粉

    公式:

    if(prop("高低碳") == "高碳日", "飯:200g;地瓜:240g;馬鈴薯: 360g", "☠️")
  4. 情境4: 若為高碳日,則可吃比較瘦的肉類 (以✅表示);若為低碳日,則可吃比較油的肉類 (以☑️表示)

    公式:

    if( prop("高低碳") == "高碳日", "✅雞胸肉:240g ✅豬里肌:240g ✅牛肩:280g ✅牛腱:240g ✅中卷:240g ✅鯛魚: 260g ✅蝦:260g", "☑️雞腿肉:300g ☑️豬梅花:380g ☑️培根: 100g ☑️牛肉片:270g ☑️無骨牛小排: 300g☑️沙朗牛: 300g ☑️鮭魚:350g" )
  5. 使用2個IF,讓尚未選擇「高低碳」的列,呈現空白

    依照上述公式的寫法,在你剛新增一列,還沒選擇是高碳日或是低碳日前,系統都會預設顯示低碳日的內容。 若你不喜歡這樣的預設,可以用2層IF的寫法。 我用情境1的油來舉例:

    1. 情境: 高低碳選項是空值,不顯示任何內容。為高碳日,吃10g油;否則吃15g油 (低碳日)。
      1. 因為有2個「若….則…」的情境,因此需要用到2個IF在公式中
      2. 在這裡,我們加了一個判斷是否為空值的條件: 用empty來表示

    2. 公式:
      if(empty(prop("高低碳")), "", if(prop("高低碳") == "高碳日", "10g", "15g"))

 

是真的!

只用到IF的公式,便可以把營養師的菜單,變成無腦的選擇題,輕鬆備餐啦!

《重要資源連結》

 

 

三、Notion IF公式 簡單生活練習 – 工作優先順序排序 (2個選項 與 IF公式)

 

《NOTION 入門練功坊 – 4天練成 效率工作王》DAY 2: 高效待辦事項系統 ,我們提到一個簡單有力,用來判斷事情優先順序的「重要、緊急矩陣」:

 

矩陣的X軸為事情的緊急性;Y軸為事情的重要性。在我們整日的行動中,應該要多把時間花在重要且緊急的事情上,並且為重要但目前沒那麼緊急的事情,安排具體的執行時間。而那些不重要的事情,可以考慮指派給別人做,或直接不去做

Notion入門-重要緊急矩陣

 

我們可以利用IF的公式,將重要、緊急的概念,用來自動排定待辦事項的優先順序

 

(一)、用法

  1. 根據你的待辦事項,選擇: 重要性 與 緊急性。
  2. 選擇完成後,系統會自動跑出優先順序提醒,並依此排列待辦事項的順序。

 

(二)、「重要、緊急矩陣」與 公式

  1. 公式:
    if(prop("緊急性") == "緊急", if(prop("重要性") == "重要", "現在做", "委派別人做"), if(prop("重要性") == "重要", "安排具體時間", "排除或延後"))
  2.  說明:
    1. 第1個IF,描述的是在「緊急性 = 緊急」的條件下
    2. 第3個IF,描述的是在「緊急性 ≠ 緊急,即重要性 = 不緊急」的條件
    3. 第2個IF,描述的是「緊急性 = 緊急」的前提下,依據重要性的不同,顯示不同內容

Notion教學 -3個 IF 公式 待辦事項與優先順序

  1. 其他變形:
    若你不想要只有純文字的顯示,也可以加上符號(emoji)來增加視覺上的豐富度。
    舉例來說: 最重要的事,我用4個符號來強調,第二重要的事,我用3個符號來強調,依此類推…。

    <公式>

if(prop("緊急性") == "緊急", if(prop("重要性") == "重要", "1. 🎯🎯🎯🎯 現在做", "3. ☕️☕️ 委派別人做"), if(prop("重要性") == "重要", "2. ⭐️⭐️⭐️ 安排具體時間", "4. 😴排除或延後"))
  1. 最後,記得依據設定表格的排序,依照優先順序來呈現,便能幫助你快速辦判斷今天要做的第一件事情是什麼!

Notion教學 - IF 公式 待辦事項與優先順序

 

IF是一個簡單,但運用廣泛的公式

除了這2個簡單的生活應用外,我還常應用在商業營運的業績管理庫存儀錶板,或是旅行安排

 

只要學好 Notion的IF公式,基本上就能應付50%的日常公式需求了!

若有什麼問題,都歡迎在下面留言給我!

想學好Notion,你絕對不能錯過!

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1 comment

陳耿耀 24 6 月, 2023 - 11:50 上午

你好: 想問如果我要設計一個英文拼字,第二欄是我當下輸入的答案,第三欄是正確答案,第一欄設定formula會顯示對或錯,我參考了if公式,但一直沒辦法成功,請問這想法有辦法執行嗎?

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