《Notion 入門練功坊 – 3天修成 學習筆記 大法》DAY 3: 效率大提升的資料庫筆記法

招式一、運用表格、看板與作品集，系統化地管理你的筆記

一、製作方式

1. 在頁面上打”/”，叫出Notion編輯功能鍵

2. 選擇你想要的視覺呈現方式: Table(表格) / Board(看板) / Gallery(作品集) / List(清單) / Calendar(日曆) / Timeline(甘特圖) – Inline (插入在某頁面) 或 Full page (創立新分頁，以整頁呈現)

• Inline 與 Full page最主要的差別，就是「該頁是否只有這個內容」。
• 如果選擇Inline的話，則除了表格(或其他視覺化)的資料外，你還可以在同一個頁面輸入其他內容。
• 如果選擇Full page的話，則該頁就只有表格(或其他視覺化)的資料，無法在頁面上加入其他的內容。

3. 若你一開始不知道要用什麼視覺化方式來呈現資訊，其實不用擔心，選定後要切換不同的呈現方式都非常方便。以下分享2個小撇步:

• • 撇步1: 要設置的內容跟日期有關，那建議先選「日曆」來呈現與編輯
  • 撇步2: 若跟日期無關，則可優先選擇「表格」。雖然他不一定是最好看的，但通常是最好編輯的!

4. 成功創建視覺化資料庫

二、用「表格」來編輯書單，並學會欄位的建立

1. 讓我們先依循上述步驟1的方式，建立表格。建立完成後，系統會預設出現2個欄位(Property)

• Aa Name:
  • • 寫在Aa欄位下面的內容，都是一個個獨立的頁面，可以點開來做編輯
    • 此欄位的文字內容，即等於該獨立頁面的標題
    • 此欄位是無法刪除的
• 若要新增欄位，則可點選最右邊的+
• 新增的欄位可以選擇不同的格式，以符合你的編輯需求 (可參考下圖右側內容)

2. 接下來你便可以開始思考: 在建立書單時，除了書名之外，還有哪些資訊是你需要的?
    舉例來說，我通常會需要以下8種資訊 ，括號中為欄位的格式 (可參考下圖):

• 副標 (文字): 我喜歡將主標與副標分開來呈現，這樣在排版上，資訊才不會過長
• 作者 (文字)
• 書籍資訊 (連結): 此處會貼上博客來的書本連結
• 書籍封面 (連結): 製作電子書櫃用。如果你沒有想要以圖片呈現你的電子書櫃，則不需用放上圖片
  • 詳細電子書櫃內容，請看下方: 四、用「作品集」來打造電子書櫃，並善用篩選與排序，讓你的資料更有秩序
• 分類 (多選)
• 目前閱讀狀態 (單選)
• 評分 (單選): 閱讀完畢後會為該書做評分，以利後續找資料時能快速參考或推薦他人
• 閱讀完成日期 (日期)

3. 欄位的順序都是可以彈性移動的。只要將滑鼠游標點選在你想要移動的欄位，並拖移到想要的位置即可

4. 設定好之後，你進到每本書單中 (點選主標題Aa旁的Open)，皆可於頁面最上方看到你剛剛設定的內容。 若還有想新增的部分，也可以直接點選最下方的+ Property 來新增。

表格所能呈現的資料，非常完整且一目了然，但缺點就是內容太多，不容易分類或統整。

這時，便可好好利用看板功能的強項了!

三、用「看板」來分類知識，並精選你需要的資訊

1. 點選表格的左上角 + Add a view 新增不同呈現方式，選擇看板(Board)，並點選最下方的創建(Create)藍色按鈕

• 這是利用同一資料內容(上一步驟所建立的書單)，但是以不同方式呈現

2. 一開始，系統會隨機幫你選擇一種分類方式。你可以透過右邊工具列 (三個點的按鈕...)，點選Group by，調整你想要分類的方法

• 分類方法僅能以「單選」或「多選」的內容作為依據。因此，你必須要把你想要分類的方法，設定單選或多選的格式。

3. 你可以透過右邊工具列(三個點的按鈕...)，點選Properties，調整看板所呈現的內容

• 舉例來說，上圖呈現的資訊太多，整體視覺混亂，便可透過此功能來精選出你所需要的資訊 (精選後如下圖)
• 在下圖步驟2的按鈕，灰色代表隱藏該欄位資訊，藍色則代表顯示該欄位資訊

4. 若你不想要顯示某個分類的主題，或是想要調整主題標籤的文字與顏色，則可點選該主題旁邊的三個點，叫出功能選單。

• Hide : 隱藏該主題的顯示，原始資料庫內容不會被刪除
  • • 我通常習慣把第一欄 – “No狀態” 給隱藏起來
• Delete : 刪除該主題，原始資料庫內容會一併被刪除
• 下方顏色選單則可調整主題的背景顏色

透過看板的呈現方式，你便能很快速地知道目前哪一本書是在什麼狀態下。

我個人最喜歡把看板用在「閱讀主題」的分類上，這不僅能幫助我快速瀏覽目前閱讀的書籍都是什麼樣的類型，檢視有沒有太過偏頗，在尋找同類型的書單時，也非常好用!

四、用「作品集」來打造電子書櫃，並善用篩選與排序，讓你的資料更有秩序

如果你覺得表格和看板看起來太樸實無華，沒有「書櫃」的感覺，那作品集就很適合你，他能讓你的書櫃像電子書架一樣，展示一本本的書!

而這個功能，只要你在編輯Property的時候，有插入圖片或圖片連結，便可以使用此呈現方式。

1. 編輯功能說明

• 作品集的卡片大小共有3種: 大、中、小 (下圖範例為”中”)。若想要調整卡片大小，可叫出右邊工具列 (三個點的按鈕...)，點選Property，於Card size的選項中選擇你想要的大小
• 若你原先輸入的圖片與作品集卡片大小不合，也可以將”Fit image” 的功能打開 (功能按鈕顯示藍色)，系統則會自動將圖片調整成符合卡片的大小。
• 根據你的使用的需求，可於下方調整作品集所呈現的資料內容

2. 設定篩選機制

我個人喜歡用作品集的方式，呈現「尚未閱讀」的書籍，方便後續想選書來閱讀時，能快速找到心動的書。

你可以利用篩選(Filter)功能來做到: 

• • 點選右上角 Filter鍵
  • 點選下方 + Add a filter
  • 設定篩選機制: 選出所有「尚未閱讀」的狀態

除了篩選機制外，也可以設定排列(Sort)機制，例如，以類別排列。讓你的資料更有秩序。

學會了Notion多種的視覺化呈現方式，並搭配不同的篩選與排序設定，可以讓你建立出無限多種的資料呈現內容，堪稱最華麗的外功阿!

也許你會好奇的問:「牧羊妮，那你有建議的最佳方式嗎?」

我只能跟你說: 「如果有標準答案，那就是最爛的答案」

在使用一個軟體之前，並不是看到大家都用就跟著使用，而是要先思考: 「你用這個軟體是要解決什麼問題?」

每個人面對與想解決的問題都不一樣，因此，沒有一個最佳解能適合所有人。

但你不用灰心，Notion最讓人上癮的，就是他提供了很大的彈性，每個人都可以玩出自己的特色。

只要你願意動手開始嘗試，就是最建議的答案!