職人系列 | 上市傳產業務主管，都用Notion做什麼? 竟然還能看股票?!

二、上市傳產業務主管的Notion工作區

(一)、待辦事項清單資料庫 (database)

這個待辦清單資料庫是工作區的心臟，記錄了所有的待辦事項、專案項目、以及會議記錄。

因此，會包含以下幾個項目 (Property)，詳細內容可參考下圖:

• 完成打勾方框
• 待辦事項/專案時間
• 客戶類別
• 待辦事項類型 (專案、會議)
• 待辦事項
• 專案間的母子關係
• 專案進度

(二)、工作區的設計

工作區的設計分成左右2欄: 左邊包含今日待辦事項、臨時備忘錄、以及會議記錄；右邊則為完整的行事曆設計。

1. 今日待辦事項:
   1. 視覺(view) 設計: 利用Table view，在有限空間內呈現最多資訊。
   2. 篩選 (filter) 設計: 因一個專案項目時常需要橫跨好幾天，因此在篩選的設計邏輯上，我設定: 執行日>=今日 且 沒有打勾完成，都會出現。
      👉 若你的篩選設定為: 執行日(Date) = 今天 (Today)，那跨天數的專案，只會在第一天出現，後面的天數都不會出現在今日待辦事項。

       

2. 備忘錄:

   1. 視覺(view) 設計: 利用模板工能 (template)，快速記下臨時出現或緊急被交辦的事項

   2. 應用: 只要透過滑鼠拖移，便能快速安排備忘錄內容的時間，可移至今日待辦，或右邊的行事曆的指定日期下

      

3. 會議筆記

   1. 視覺(view) 設計: 利用List view，簡單呈現會議筆記、客戶別與日期。

   2. 篩選 (filter) 設計: 篩選出該待辦事項有標註為「會議」的項目，便可輕鬆瀏覽所有會議紀錄。當然也可以加上時間條件: 例如2周內，避免會議筆記的區塊過長。

(三)、專案時間軸

1. 依照不同客戶別，建立專案進度的view (如下圖為 A客戶的專案進度圖)
2. 因專案的性質較複雜，因此會分成母專案與子專案。舉例來說，1.1 測試模具為母專案，為期一個月。而其中由2個子專案所組成，及1.1.1 吹瓶及人工包水 和 1.1.2 堆疊運輸。

   1. 每個母專案與相對應的子專案，都用串聯 (Relation) 的功能互相串聯。

   2. 利用Roll up的功能，依照子專案的完成度，自動計算母專案的進度。 舉例來說: 1.1 測試模具底下的2個子專案都完成，進度是100% ；1.2 商業模具開立底下共有3個子專案，僅有其中1個完成，因此進度是 33%。