效率 - 牧羊妮

你是積極廢人嗎？

牧羊妮 — Thu, 30 Mar 2023 07:55:48 +0000

不自律、愛拖延卻又束手無策?

「積極廢人」是我最近學到一個很有趣的新名詞。

#牧羊妮的週二補腦時間

指的是那些在心態上很積極向上，但在行動上卻是個消極的廢人。

總是想表現的很努力，但又時常為自己的懶惰與隨興感到自責，而日子就這樣一天天的消磨過了。

例如夏天到了，衣服越穿越少，你想要好好練一下身材。

嘴上直嚷著：「我要開始減肥，練出6塊肌」，但實際上卻一週吃了3次麥當勞。

心中懊惱著，為什麼這麼不自律、愛拖延？
但卻又束手無策。

在《為什麼事情做不完，你還在滑手機？》這本書中，

提供了很好的觀點與行動指南，
連我這個拖延症不嚴重的人，也學到了很多！

—

拖延只是結果，
每個人背後的原因和目的，多元又複雜。
而想要改變拖延最有效的方式，是要先把問題從外在世界，轉向內心來探索。

就跟《原子習慣》所說：｢想改變行動或習慣最有效的方式，是從身份認同開始」有異曲同工之妙。

這本書由內到外，提出了7個終結拖延的面向：

⫸ 招式1：理解自己的深層動機 – 沒有人故意選擇拖延，每個行為背後都有原因

⫸ 招式2：矯正「稍後思維」- 別樂觀的覺得，我明天就會開始做。你能把握的就只有現在

⫸ 招式3：處理情緒壓力 – 負面情緒或想法，是阻礙行動的最大核心

⫸ 招式4：運用腦科學，設計環境與行動 – 順其自然的，讓你輕鬆就會動起來！

⫸ 招式5：設定清楚方向 – 未來越模糊，我們就越容易拖拖拉拉

⫸ 招式6：切斷分心：極簡生活真的能幫助我們專注高效

⫸ 招式7：管理精力：打造衝刺+休息的循環

其中，我對｢招式1」所提到的心理學理論們，感觸最深

學了就要用，一起比昨天的自己更進步！

#牧羊妮的好書實踐分享

—

試想拖延的最核心恐懼與理由是什麼？

雖然我從小學鋼琴、學小提琴，
但是，我不會唱歌，最討厭去KTV。
或更精確地說，我能準確地跟著鋼琴的音唱、以及看著5線譜唱，
但一去KTV開口，就知道自己音準不準。

學生時代嘗試了幾次之後，就對自己說：｢我果然不會唱歌。」
當我認為自己不會唱歌，在不知不覺中，我連對著鋼琴唱、拿著五線譜唱都不喜歡。

結果，就真的把自己活成一個不會唱歌的人。
所以，只要遇到同事離職唱歌pa、尾牙表演、或是任何需要唱歌的場合，
我就會開始躲、開始拖延……

但看完這本書後，才不禁問自己
是我真的不會唱歌嗎？
還是我為自己畫地自限，自證預言呢？

畢竟，能知道自己音不準，應該是比音癡還有救吧XD

沒有人會故意想要拖延，
當你發現自己正在逃避某些事情時，
不妨花點時間，停下來問自己：「想逃避或拖延的最核心恐懼與理由是什麼？」

只要看穿了那個核心的理由，就有邁出行動的力量！

—

願我們都不是「積極廢人」
祝我們都能成為一個｢行動派｣

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保持桌子乾淨，真的比較有效率？

牧羊妮 — Wed, 29 Mar 2023 08:39:57 +0000

從小到剛出社會
我都不是個愛乾淨的人

#高效工作 #極簡時間管理法

每當媽媽嫌棄房間太髒，叫我整理時
我一定馬上拿出這句神主牌：「桌子亂的人，比較有創意啦！反正能找到東西就好！」

但現在的我，卻有了180度的轉變

外在環境，其實反映著我們內在的心靈

我發現
外在環境，其實反映著我們內在的心靈
當內在心靈越混亂時，外在環境也會跟著混亂
而且，2者是雙向影響的

人只有在由內而外都舒適的環境下，
才能時時充滿愉悅&動力，
也比較能迅速進入到工作的狀態。

你總沒有聽別人說過：
「我的桌子看起來好乾淨，很煩躁耶，不想工作了吧?!」

—

開啟我180度轉變的開關，
可追溯到迪卡儂的「無固定座位運動」。

還記得當時公司為了要提升部門間的”非正式溝通交流”，
便效仿知名科技公司，
把辦公室改造成跟咖啡廳一樣：

一整排的長桌與高腳椅，
每天想坐哪上班、
依心情挑選想跟誰坐在一起、
都任你決定，
反正沒有固定位置就是了！

一開始還不習慣，
不小心同一個位置坐太久。
CEO會”非常貼心”的，當天就坐在你旁邊上班，
建議你可以多嘗試不同的位置。

如果東西放在桌上超過一個禮拜，
CEO也會”極度貼心”的，幫你收到旁邊，
再次暗示你該換位置，以及整理工作空間了！

—

為了要做到「無固定座位運動」
肯定要先『斷捨離』一番

斷：拒絕不需要的辦公東西
EX.舒壓小物…就不能餵魚了

捨：捨棄多餘的廢物
EX. 檔案、文件全部電子化，因為沒有抽屜可以放XD

離：脫離對物品或空間的執念
EX. 只要有一台電腦，到哪都可工作

說真的
10年前這麼先進的做法
我當時可受不了 (精彩故事結局最後說)

—

極簡生活，定期把蒙蔽心靈的塵埃掃空

但當我練習極簡生活多年之後
整個豁然開朗：

沒有過多的物品，
就減少我們分心的機會，
也降低需要打掃的時間。

當每件放在辦公桌上的東西，
都是自己最喜歡的物品時，

不僅能提升工作的愉悅感，
也能由內而外的，提升工作效率。

—

就像莊子說的：「虛室生白，吉祥止止。」

如果我們能清除內心的雜物和垃圾，
定期把蒙蔽心靈的塵埃掃空，
那麼心中就會充滿陽光，結果當然就是一派吉祥。

這個道理，
同樣適用在外在環境上！

所以，我現在的工作桌都盡量保持乾淨的狀態，
期許自己的工作表現，也一派吉祥！

—

一起練習極簡運動吧

迪卡儂「無固定座位運動」的殘酷結局

① 咖啡廳的辦公環境，真的是中看不重用

想想看，每天都坐高腳椅(還沒椅背可以靠!!)上班8小時，腰不酸才怪~~

那陣子下班，同事最常約的聚會，不是去吃飯，而是去按摩。
最後，公司只好把桌腳都改短，重新買了一批辦公椅。

② 無固定座位聽起來很浪漫，但實際卻像在菜市場買菜

⫸ 總是有些文件、物品沒辦法斷捨離掉的 (例如：喝咖啡或水的杯子)

所以上班時，大家就會提著一個菜籃，把自己的家當全部裝進去，然後每天提著換位置。

⫸ 再加上，沒有固定座位，就沒有固定的電話分機

所以每次廠商打電話來，辦公室都會充滿著：「某某某，你的電話」的叫賣聲，然後要轉很久才能找到人。
又或是電話響了根本沒人想接，因為常常接起來都不是找自己。

⫸ 還有還有，如果有人衛生不好，坐過的位子很髒，丟了不知道用在哪的衛生紙，晚到的同事沒乾淨位置坐，還要先自己打掃一番

③ 跨部門的非正式溝通需求，遠比部門內的正式溝通需求還少

「無固定座位運動」的初衷，是希望促進跨部門交流，激起新的創意火花，這出發點很好，

但大家總不能上班時間，一直跟隔壁不同部門的同事聊天，
還是有年度KPI或考績要完成啊~~

結果就是：

⫸ 95%的工作時間，要找自己部門的同事談公事很難找，大家就改用CHAT

⫸ 剩下5%的工作時間，想找今天坐隔壁的同事閒聊，結果他在趕專案沒空奉陪

這對部門內溝通、或是跨部門溝通的正向影響，還真的是有待商榷

—

所以，迪卡儂當年讀的「無固定座位運動」結局就是….

失敗~~~

回復到原本的方式
不過好處是，有新的漂亮桌子跟辦公椅！

p.s. 可能練習極簡+ Remote work 一段時間後，現在的我，倒是很能接受這個運動了~~

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如何優雅說不，活出人間清醒

牧羊妮 — Tue, 28 Mar 2023 07:56:35 +0000

除非你真的說「不」，否則你的時間，永遠是別人的 — 巴菲特

#高效工作 #優雅拒絕

原來優雅地拒絕也可以讓你大受歡迎

牧羊妮，
我看你這週二下午的行事曆是空的，
所以就直接跟某某廠商約好，
進行第一次的合作會議，
你準備準備。
(……)

—

剛進入顧問業工作時，讓我最頭痛的，
就是同事把沒禮貌當效率。
大家工作都很忙，因此要湊出共同的時間實在不容易。

所以有個默契，
就是會把跟客戶開會的行程，公開在行事曆上，
讓同事方便查閱。

但這樣的方便，卻被當隨便。
有些沒禮貌的同事，完全省去詢問的步驟，
一看到你那時段有空，就會直接幫你約好會議。
根本不管，
那是你原本要安排來研究數據，
還是思考客戶策略的

—

一開始的我不敢拒絕，
想說同事一場，不要用的那麼僵，
但就是這樣，常把自己搞得分身乏術。

就像剛剛週二臨時安排的會議，週一才告知，
不僅要抱佛腳準備會議內容
原本既定的行程，還要自己加班補回。

最後忍無可忍，
我只好把行事曆關閉，
逼迫同事一定要先詢問後，才安排。

但這做法，根本治標不治本！

—

直到某天，另一位顧問受不了，當場拒絕對方，
並說：「你這樣的不尊重邀約，我是不會出席的。如果需要我參加，請跟客戶重新協調時間。」

哇！這也太帥了吧！

因為這次的經驗，讓我深深體驗到
原來優雅地拒絕，
並不會有損別人對你的尊重，
反而會更大受歡迎~~
(當然要先有工作上的實力啦~)

3個最好用的「優雅拒絕」方式

老實說，拒絕別人對我來說一直都不是件容易的事情

害怕拒絕了，
會錯過好機會、
會降低自己在別人眼中的評價
會被討厭、被疏遠

但後來卻發現，
人生有半數的煩惱，都源自於答應得太快，而非拒絕不夠時

這才讓我開始認真練習，要怎樣說「不」，且依然受歡迎！

—

以下先總結出近年自身實驗後，
3個，最好用的「優雅拒絕」小撇步：

「優雅拒絕」撇步1：優先處理自己的情緒

難以拒絕別人的要求，
通常不是因為事情本身，
而是感情因素：害怕被討厭、產生愧疚感。

所以，優先處理自己的情緒，冷靜下來後再決定，是很重要的。

利用：「讓我查一下行事曆再回你」創造時間空間，讓自己冷靜
把拒絕與人的關係分開，認清你拒絕的是這件事，而非這個人
提醒自己，人人都在推銷
問問自己：「這是我目前該用時間和資源去做的當務之急嗎？」
如果覺得不是、或覺得委屈，就要勇敢說「不」！

「優雅拒絕」撇步２：開門見山地拒絕

明確說「不」，比含糊的「是」更優雅

舉例來說：同事約吃飯你不想去，有2種說法，你會選哪一個？

A. 我問一下男友，那天的行程
B. 我那天已經有其他活動了，謝謝你的邀請

A的說法，是想藉由回去商量，然後再拒絕對方。
但我們自己不想去就算了，還把男友拿出來當黑臉。
萬一對方認識妳男友，而去找他詢問，
這樣你的壓力就變成2個人的壓力
還沒得罪同事，就先把男友給得罪了!
(偷偷說，我男友就是這樣得罪我的XD)

「優雅拒絕」撇步３：不，但是；好，如果

三明治法：先肯定、後拒絕、再肯定
EX. 謝謝你相信我的能力而來找我幫忙，
不過手上有一份急件要處理，預計需要一周的時間。
如果你一週後還需要我，我很樂意幫忙！

反提要求：
EX. 行，我可以接下這個專案，但我一個人實在忙不來，
能不能加人一起做？
EX. 我沒辦法，但XXX可能會有興趣
EX. 如果做了這件事，那你建議我該刪除哪個既有優先事項?

—

學會優雅拒絕後，讓我體認到，

人生沒有那麼多「應該」，
少做一點不會死，反而能過得更輕鬆自在，
也才有時間和精力，對自己能發揮最大能力和貢獻的事情，說「好」！

就像達賴喇嘛說的：「人若活的簡單，知足必會到來。簡單對幸福而言，極為重要」

—

對了，想知道什麼是「人間清醒」
完整的「活出人間清醒 – 極簡時間管理」文章，
之後會收錄在生鮮時書的平台上。

有興趣的話，到時候上線再通知大家

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5個改變我一生的高效觀念! 你一定要知道

牧羊妮 — Tue, 13 Apr 2021 03:49:49 +0000

偷懶是效率之母!

我就懶，懶得花時間做重複的事情、懶得為不重要的事煩心，因此，我很有效率! 因為我要把時間省下來，做自己喜歡、有意義的事情!

效率對你來說是什麼?

對我來說，有效率不代表做更多事情，而是做有意義的事，維持有意義的關係。

以下，是我花了整整一週的時間，抽絲剝繭，整理出在我人生不同階段，影響最大的5個效率觀念: (可快速點選連結)

一、重要緊急矩陣與人才理論

效率，不是做越多事越好! 而是做最重要的事情! 如果你是位「人財」，那更要多做「重要但不緊急」的事!

剛踏入職場的小菜鳥我，在公司上了一堂驚為天人的時間管理課程，從此，它便成為我安排優先順序的原則，直到現在都適用!

要判斷一件事情的優先順序，可從2個面向來思考: 重要性與緊急性。

「重要緊急矩陣」的X軸為事情的緊急性；Y軸為事情的重要性。

在我們日常工作安排中，應該要多把時間花在重要且緊急的事情上，並且為重要但目前沒那麼緊急的事情，安排具體的執行時間。而那些不重要的事情，可以考慮指派給別人做，或直接不去做。

盤點一下，在工作中，你大部分都做哪個象限的事情呢?

從公司培養員工的角度來說:

如果，不重要不緊急的事情佔了你工作的絕大部分，那代表你的產出價值低，容易成為優先被裁員的對象，當心成為「人裁」。
如果，你做了許多不要重但緊急的事情，表示你還有一定的能力，是棵值得培養雕塑的木頭，算是個「人柴」。
如果，你在工作上是有能力的救火部隊，常做重要且緊急的事情，對公司來說，你絕對是個「人才」。
如果，你工作很上手，大部分的事情都已安排妥當，因此能專注做重要且不緊急的事情，對公司的長期發展很有幫助，那你就是個「人財」，指日可待。

每個人對工作的追求不同，想成為怎麼樣的人裁/柴/才/財，由你自己決定!

二、先吃青蛙

解決拖延症的最好辦法就是「先吃青蛙」，把最大、最醜、最不想做的事情先解決掉，之後就會很輕鬆了!

經過重要緊急矩陣的洗禮，相信想當「人才或人財」的你，做的每件事情都算是重要的，那要怎麼決定該「先」做哪件重要的事呢?

馬克．吐溫說: 如果你的工作是吃掉一隻青蛙，最好一早就先把青蛙吃掉。如果你的工作必須吃兩隻青蛙，就先從最大的那隻開始吃吧。

這些大青蛙，可能是:

1. 對你來說，最大、最重要的工作

2. 當前最能為你的人生與成就帶來正面影響的工作

3. 不行動，你最有可能會拖延不做的事情

為了要養成每週運動四天的習慣，那時「運動」便是我的大青蛙。

我一週會選4天，一大早6點起床，就先去健身房運動1小時。我發現若沒這樣做，便很容易找各種理由不去運動。

此外，我還集結了想運動的同事，互相監督一週的運動量是否有達標。若沒達標，下週就要穿全螢光色(同色系)的衣服去上班! 經過測試，這種錢不能解決，又攸關面子問題的懲罰最有效了!

如果你還沒讀過這本經典的生產力好書，推薦你可以找個時間來看看: 時間管理：先吃掉那隻青蛙

三、子彈筆記

接觸子彈筆記後，讓我的生產力觀念從「點」擴展到「面」，進而打造出一套高效的生產力系統。

不是1~2件事情做的有生產力就好，畢竟一天要做的事這麼多，若能把所有的事情串連起來，打造一個生產力系統，才更能持久有效! 子彈筆記利用年、月、日的架構，結合了計劃表、筆記、待辦清單….等等，將你全部的人生融入在這個系統中，幫你找回生活主導權，專注在重要的事情上，活出有意義的人生!

接觸子彈筆記後，我就是「系統」的信徒了!

一開始，我們當然可以從製作不同的零件下手，但最後，總要把這些零件拼起來，才能製造出一輛專屬於自己的高智能特斯拉!

若你想知道如何用 Notion打造子彈筆記的系統，歡迎參考以下文章: 沒有計畫的人，會被計劃掉 – 用NOTION打造2021最高效的子彈筆記

四、極簡

能給你更多時間的事情，都不奢華。奢侈享受是寵溺，這些事情很好，但不是必要。

我工作一段時間後，有了一定的經濟能力，便開始追求更好的物質享受，吃飯漸漸不看價格，家裡放滿了許多看起來亮麗，但卻很少用的東西。心裡總覺得空空的，並沒有因為買了這些東西而讓我更快樂或更有生產力。

「樸實無華的強大力量」是我在伍玉龍老師 (台灣登山家，2009年登頂世界最高的「珠穆朗瑪峰」)身上最深刻的體悟。身為登山界的標竿人物，卻教我們用最樸實的方式，一把土、一把石頭地，用最有溫度的方式修整山路，讓每位爬山的朋友都能更安全。也許，這樣的手作步道方式看似最沒有效率，但綜合環境永續與持久性來說，卻是最有價值的產出! 而在過程中感受的快樂，並不是買東西所能擁有的。

從此之後，我便開始練習極簡生活。擺脫物品的束縛，思緒自然也比較清晰，產出的價值提高，變得更有生產力。

而極簡，不僅能用在環境整理，也適用於你所做的決策。

在電商界，會看到許多商家拼命拓展不同通路，把自己搞得很忙，但對業績的幫助卻很少。要跟風很容易，但有獨立思考的判斷力，敢拒絕無謂的跟風，才更有勇氣與智慧，不是嗎?

五、正念冥想

睡覺，是為身體的充電，那冥想，就是為自己的腦袋充電。有顆電量滿載的清新頭腦，是生產力不可或缺的關鍵。

許多名人都提到他們有冥想的習慣，但說真的，這是我遇過最難培養的習慣! 我前後共失敗了6次，實在無法體驗呆坐在椅子上10分鐘到底有什麼好處。直到看了一系列的冥想書籍，才驚覺地發現，原來書中提到不要犯的錯誤我都犯了!

現在，我一天冥想2次，一大早的冥想，能幫助我的腦袋開機，更快進入到全然專注地高效工作狀態；下午的冥想，是我腦袋的B群，釋放早上的混亂，讓我能優雅地面對接下來的挑戰!

如果你還沒試過冥想，真心推薦你試試!

冥想書籍推薦 (依照難易度由簡單到難列出):
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當下的力量：通往靈性開悟的指引
正念療癒力：八週找回平靜、自信與智慧的自己(卡巴金博士二十年經典增訂版)

以上5個效率的觀念，是精選出在我不同的人生階段，分別影響我最多的!

剛踏入職場，需要多學多做，因此，如何判斷事情的優先順序，以及先吃青蛙的概念，影響我最多。

熟悉工作後，子彈筆記的系統概念，又打開了我生產力的更高視野。

成為管理層後，最重要的是如何做出有效的決策，這樣才不會累死下面的同仁。而極簡與冥想，是讓我保持清晰頭腦、高效產出的關鍵!

這是我人生中最受用的5個效率觀念!

也希望對你能有一些幫助

如果你也有什麼私藏的效率好法寶，歡迎在下面留言給我，互相交流交流~

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